Kiedy warto wynająć firmę do przechowywania dokumentów?

Przechowywanie dokumentów przedsiębiorstwa to bardzo ważne zadanie. To na nich opiera się głównie działalność firmy. Chodzi tutaj zarówno o dane pracowników, kontrahentów, ale i dokumenty finansowe. Ich odpowiednie przechowywanie pozwala na zachowanie płynności działalności firmy oraz wyjaśnienie wszelkiego rodzaju nieścisłości w razie kontroli skarbowej i powstałych wątpliwości. Coraz częściej pojawiają się oferty firm zewnętrznych proponujących przechowywanie akt. Czy warto korzystać z takich usług?

Dlaczego przechowywanie dokumentów jest tak ważne?

Dokumentacja, to jak to już zostało wyżej wspomniane, jeden z najcenniejszych zasobów firmy. Zawarte są w niej różnego rodzaju informacje, a to właśnie one przyczyniają się do rozwoju firmy. Odpowiednie przechowywanie dokumentów jest ważne również i innego powodu – muszą one być stosownie zabezpieczone przed wyciekiem informacji, szczególnie dotyczących danych osobowych, gdyż nieodpowiednie przechowywanie takich dokumentów może grozić poważnymi sankcjami i grzywnami. Warto też wiedzieć, że niektóre z dokumentów firmowych muszą być przechowywane nawet do 50 lat.

Kiedy warto skorzystać z usług firm oferujących przechowywanie dokumentów?

Zlecanie przechowywania dokumentacji firmom zewnętrznym staje się coraz bardziej popularne. Taki outsourcing usług wpływa korzystnie na płynność działania firmy. Z tego rodzaju usług warto skorzystać przede wszystkim, gdy:

– nie posiadamy wykwalifikowanego personelu mogącego zająć się archiwizacją dokumentów;

– siedziba firmy jest bardzo mała;

– nie mamy pomieszczenia, w którym dokumenty będą miały zapewnione odpowiednie warunki do przechowywania;

– chcemy odpowiednio zabezpieczyć dokumenty przed wyciekiem informacji;

– nie mamy czasu na prowadzenie spisów dokumentacji;

– chcemy zaoszczędzić czas i pieniądze.

Korzystanie z usług firm oferujących przechowywanie dokumentów to przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy. Jest to szczególnie istotne dla małych firm, w których zatrudnienie osobnego pracownika do zajmowania się dokumentacją było by dużym obciążeniem dla budżetu.

Decydując się na usługi tego typu mamy pewność, że dokumenty będą przechowywane w odpowiedni sposób – w pomieszczeniach, w jakich są zapewnione odpowiednie dla dokumentów papierowych warunki (wilgotność, temperatura), a także będzie zmniejszone ryzyko kradzieży czy wycieku informacji. Większość firm tego typu korzysta z nowoczesnych zabezpieczeń i systemów alarmowych.

Dodatkowo firmy tego rodzaju prowadzą elektroniczne archiwa, co znacznie ułatwia komunikację z klientem, a także odnalezienie i przesłanie skanów dokumentów, gdy będą one akurat potrzebne w siedzibie firmy. Niekiedy firmy przechowujące akta proponują także usługę digitalizacji dokumentów, czyli przenoszenie ich treści na nośniki cyfrowe. Jest to rozwiązanie, które coraz częściej jest wykorzystywane, z uwagi na to, że w takiej formie dokumenty są bardziej trwałe i zajmują często o wiele mniej miejsca niż w tradycyjnej formie.

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *