Archiwizacja dokumentów na uczelni

Archiwum dokumentów

Archiwizacja dokumentów jest obowiązkiem wielu instytucji, w tym i uczelni wyższych, które muszą przechowywać dane studentów oraz wiele innych dokumentów. Studenci otrzymują wszystkie dokumenty, ale te, jak wiemy, lubią się gubić.

Jakie dokumenty dotyczące studenta gromadzi uczelnia?

Każdy student ma teczkę akt osobowych, w której przechowuje się wszystkie dokumenty związane z przebiegiem studiów, czyli to, co trzeba dostarczyć wnioskując o przyjęcie na studia (między innymi świadectwo dojrzałości, ankieta z danymi, fotografia), ewentualne informacje o przyznaniu pomocy materialnej, egzemplarz pracy dyplomowej i jej recenzję, potwierdzenie odbioru dokumentów oraz suplement do dyplomu. Dokumenty te są przechowywane w archiwum uczelni przez 50 lat, czyli są to druki B (te ustawa nakazuje zachowywać w miejscu, gdzie powstały, a widniejące przy literze B liczba określa, jak długo trzeba ja przechowywać). Archiwizacja dokumentów tego typu oznacza, iż szkoła wyższa musi mieć odpowiednio dostosowane archiwum.

documenty

Archiwizacja dokumentów w szkole wyższej

Zanim akta trafią do archiwum uczelni, przechowuje się je w jednostkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od dnia 1 stycznia roku następnego po zamknięciu teczki spraw. Po dwóch latach muszą być przekazane do archiwum, a jeśli muszą w jednostce zostać dłużej, jej obowiązkiem jest przekazanie ewidencji tych akt (są to tak zwane spisy zdawczo-zbiorcze). Trzeba zaznaczyć, że akta są już częścią archiwum, a jednostka tylko je wypożycza.

Przekazywane do archiwum teczki muszą być tak zwanymi sprawami ostatecznie załatwionymi, czyli, dla przykładu, nie przekazuje się akt studenta, który nie obronił pracy magisterskiej, a ma takie plany. Archiwizacja dokumentów wymaga, by były one uporządkowane oraz przekazywane w dobrze opisanych teczkach. Dokumentacja, która powstaje i wpływa do uczelni dzieli się na materiały archiwalne kategorii A, które muszą wejść w skład zasobów Archiwum Państwowego, czyli mają trwałe znacznie jako źródło informacji o wartości historycznej. Pozostała część to, jak już wcześniej ustaliliśmy, dokumentacja niearchiwalna (kategoria B), która posiada tylko czasowe znaczenie praktyczne. Po wyznaczonym okresie przechowywania jest przekazywana do Archiwum Państwowego na makulaturę. Archiwizacja dokumentów jest możliwa tylko wtedy, gdy teczki są właściwie opisane, strony akt ponumerowane (miękkim ołówkiem), a akta zszyte. Grubość teczki nie może przekraczać 5 cm, a gdyby akt było więcej, należy je umieścić w kilku teczkach. Przekazanie teczek musi poprzedzać sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych, a data przekazanie uprzednio zaplanowana z dyrekcją archiwum uczelni.

Okres studiów to dla wielu z nas czas niezapomniany. Niektórym nie udało się pozytywnie zakończyć nauki. Bez względu na rozwój studenckiej drogi, przez 50 lat na pewno zostanie po nas ślad w uczelnianym archiwum.

 

 

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *